不動産の帳票業務に、
このような課題はありませんか？
現場からの報告が紙から脱却できていない
点検、立会い、内見、工事の完了確認など、記録が紙のままで入力作業がある。デジタル化しようとすると、様式、ネット環境、使い勝手などデジタルならではの課題がある。
現場で紙に書き、オフィスに戻ってからシステムやExcelに打ち直している
写真と記録が別々に管理され、後から突き合わせている
申請・受付・発行が、それぞれ別の手段で分断している
オーナー、入居者、テナント、区分所有者。相手から届いた申請を受け、社内で確認し、書類にして返す。受付はシステム、確認はメール、回答は郵送など工程ごとに手段が違うから、あいだを人がつないでいる。
担当者が社内進捗をメールで追いかけている
申請の受付だけWeb化してあり、そのあとはメールに戻っている
書類の種類が多く、作成のやり方が複数ある
一件の契約で、契約書・重要事項説明書・付帯設備表・各種申込と、書類は何枚にもなる。提出書類の作り方が、システムから出るものと、ファイルサーバに保管されたひな形を編集するなどバラバラ。
システムから出せる書類と、ひな形に打ち込む書類が混在している
同じ物件情報や入居者情報を、書類ごとに書き写している
帳票DXは、不動産の帳票作成から配信までを
担うクラウド帳票サービスです
帳票DXは、業務システムのデータから帳票を発行するクラウドサービスです。
いま使っている様式をそのまま再現でき、レイアウトの修正も画面上で行えます。1件ずつの発行から、数万件の一斉発行まで対応します。
入居者・業者の入力から、帳票の出力・送付まで、ひとつの流れで処理することができます。
対応領域
01
データを集める
データ入力
02
形にする
帳票作成
03
届ける
配信・管理
帳票業務の負荷を解消します
帳票のまわりに積み重なってきた作業を帳票DXが引き受けます。
データ入力の負荷
- 紙の取り扱い
- 基幹システムへのデータ転記
帳票作成の負荷
- 帳票作成
発行後の負荷
- 印刷・封入・投函の作業
- 個別の対応
入居者や協力会社を巻き込む入力が、
スマホ・タブレットで完結
写真はその場で添付、複数枚もまとめて管理
報告のたびに写真フォルダを探し直す手間がなくなり、撮った場所でそのまま記録として紐づけられます。
図面上にピンを立てて、傷・汚れの位置を記録
間取り図のどこに何が起きているかを、位置ごと正確に残せます。あとからの確認もひと目で済みます。
電波が届かない場所でも、電波復帰後に自動反映
入力自体はオフラインでも進められ、電波が戻ったタイミングで自動的にシステムへ反映されます。
申請・受付・発行を、
ひとつの流れに。
申請は、専用の窓口で受け取る
オーナー・入居者・業者それぞれの申請を、メールや紙ではなく決まった窓口で受け付けます。届いた内容はそのまま次の工程に渡ります。
承認は、社内のルートに乗せて回す
現場の記録はSalesforceなどの基幹システムに反映され、修繕費の確定や原状回復の判定は承認の工程を経て、帳票作成に進むことができます。
承認が通ったら、そのまま書類にして返す
承認済みの内容がそのまま契約書・請求書・報告書として発行でき、相手に届きます。ローカルで作り直す作業は発生しません。
オーナー、入居者、協力会社、
相手に合わせて帳票を作成し届ける
電子契約・郵送・FAX・メール・SMS、相手にあわせて届ける
オーナー・入居者・協力会社ごとに、指定された方法で届けられます。電子契約・郵送・FAX・メール・SMSなどを使い分けられます。
送付履歴は自動で記録される
誰に、いつ、どの帳票を送ったかが自動で記録に残ります。後からの確認も履歴からひと目で済みます。
見慣れた様式のまま、相手ごとに出し分ける
自社フォーマットの体裁をそのまま再現。オーナーごとに異なる送金明細や収支報告書も、同じデータから出し分けられます。
電子契約
クラウドサイン／GMOサイン／DocuSign 連携
郵送
媒介契約書などの郵送代行連携
FAX
修理依頼書を協力会社へ自動送信
メール
請求書・通知書の自動送付
SMS
入居者への案内・リンク通知
電子帳簿保存法
電帳法に対応したストレージに自動保存
入居、退去、オーナー報告など、
不動産の帳票をひと通りつくれます
入居・退去
- 入居時室内状況確認書（写真・図面付き）
- 鍵受領票
現場・工事
- 修理依頼書・完了報告書
- 点検・巡回報告書
契約
- 賃貸借契約書・媒介契約書
- 重要事項説明書・更新契約
請求・精算
- 請求書
- 退去精算書・督促状
更新・通知
- 契約更新書
- 入居者への各種案内
オーナー向け
- 送金明細・収支報告書
- 売買報告書
紙の確認書を、入居者のスマホで完結。
大手賃貸住宅管理会社 様
- 入居時の室内状況確認は紙の確認書で運用
- 入居者による記入・返送を待つ必要があった
- 社内での照合作業に手間がかかっていた
- 顧客ポータルから入居者自身がWeb上で入力・写真アップロード
- 入力内容から確認書PDFを自動生成し、申請記録に添付
- 関連情報は社内の他システムからも参照できるよう連携
導入の効果
2.6万時間
年間の業務削減見込み
1.3億円
年間のコスト削減見込み
紙の工程がなくなる
紙の記入・返送・照合という工程がなくなり、入居者・管理会社双方の手間が軽減
確認書は自動生成
入力内容から確認書PDFが自動生成されるため、確認書作成にかかる工数が削減
運用しながら改善
エリア展開に合わせて、運用しながら改善を重ねられる体制を実現
万全のセキュリティ体制
信頼のインフラと監視体制
データセンターの多重運用により、高い可用性と安定稼働を実現しています。万が一サーバー障害が発生してもサービスを継続できるほか、日次バックアップと24時間365日の監視体制により、迅速な復旧が可能です。
通信の安全確保
帳票DXへのリクエストは、TLS1.2による高度な暗号化通信を採用し、セキュアな接続を確保しています。
厳格な外部認証の取得
政府情報システムのためのセキュリティ評価制度「ISMAP」に登録されているほか、情報セキュリティの国際規格「ISO/IEC 27001（ISMS）」およびクラウドセキュリティ規格「ISO/IEC 27017」の認証を第三者機関より取得しています。
エンタープライズ企業も安心の安定稼働
帳票DXは、年間約1億件以上の出力実績を持つ信頼性の高い帳票基盤です。
請求書の一括作成、部署横断での利用、BtoC向け大規模出力といった負荷の高い場面でも、業務を止めることなくスムーズに対応。エンタープライズ企業の全社規模での導入にも十分耐えうるスケーラビリティと堅牢な基盤を備えています。
全社利用にも柔軟に対応
用途・拠点が異なっても、共通の帳票基盤で利用可能。
利用量に左右されない料金設計
出力数にかかわらず定額なため、繁忙期も安心して使える。
可用性に優れた専用環境
急激な利用増加時のサーバー増設や負荷分散に対応(Privateプラン)
選ばれる理由
15年以上評価され続ける安心と信頼の実績
※弊社クラウド帳票サービスの累計導入実績
大規模・高負荷運用にも応える、安定したパフォーマンス基盤
※当社クラウド帳票サービスにおける最大出力ユーザー実績
導入から活用まで専任スタッフが全面支援
※サポートサイトの問い合わせ回答満足度
関連製品
※記載のプラットフォーム以外との連携もご相談いただけます。
よくあるご質問
いまのExcel・自社フォーマットのまま帳票にできますか？
はい。現在お使いの様式を再現して出力できます。実際のサンプル帳票をお預かりして出力検証を行うことも可能です。Excel形式での出力にも対応しています。
電子契約サービス（クラウドサイン・GMOサイン・DocuSign）と連携できますか？
はい。出力した契約書をそのまま電子契約サービスへ連携できます。郵送やFAX、メール・SMSでの送付にも対応し、送付先に合わせて使い分けられます。
2枚綴り・複写形式の帳票や、明細の多い請求書も再現できますか？
はい。2枚綴り帳票の再現や明細の可変行に対応しています。1ファイル200ページ規模の大型出力の実績もあります。
全国多拠点・数千名規模の現場でも利用できますか？
はい。SSO＋多要素認証、物件単位の権限制御、確定後のロックと操作履歴など、大規模運用に求められる統制機能を備えており、数千名規模の現場担当・協力会社を巻き込む全国運用を前提にご提案できます。
入居者や協力会社など、社外の人にも入力してもらえますか？
はい。ブラウザだけで利用でき、アプリのインストールは不要です。権限制御により、協力会社には担当物件のみを表示するといった運用ができます。
個人情報を含むデータの取り扱いはどうなりますか？
帳票DXは、プライバシーマーク、ISO/IEC 27001（ISMS）、ISO/IEC 27017の認証を取得した管理体制のもとで運用しています。通信はTLS1.2で暗号化しています。