Salesforceとの柔軟な連携で請求書関連業務の効率化を実現 帳票作成からメールによる送付までを一気通貫で実現する「oproarts」

1987年の創業以来、ミライの「コ・クリエーション（共創）カンパニー」として経営のコンサルティングや人事労務、会計税務、事業承継などの士業事業、海外進出など国際業務を手がけているみらいコンサルティンググループ。税理士法人や監査法人、アウトソーシング事業などさまざまなグループ法人を抱えており、地域創生や健全な社会づくり、顧客の健全な成長を実現するためのイノベーションカンパニーとして顧客のビジネスを強力に支援。税理士をはじめ、社会保険労務士や司法書士、中小企業診断士など数多くの有資格者が在籍しており、顧客と寄り添いながら顧客の課題解決に向けたさまざまなソリューションを提供している。

そんな同社では、数年前からSalesforceを活用し、販売管理を含めた業務基盤を整備している。「日報を含むさまざまな仕組みが個別に運用されていた環境から、情報を蓄積して管理効率を高めていくべく、Salesforceに情報を集めていく環境に切り替えたのです」と岡部氏は当時を振り返る。合わせて、会計システムも新たに刷新し、APIが豊富に用意されているSalesforceと会計システムとの連携によって請求書を自動的に送付する仕組みを構築してきた。

ただし、グループ会社全ての請求業務においてSalesforceと会計システムと連携させてしまうと、1社あたり高額な費用が必要になるという。月の請求書も数枚ほどの成長過程にある小規模のグループ会社では、連携費用の捻出が難しい状況にあった。そこで、外部パートナーに委託してSalesforce内の請求データをPDFにて出力可能な仕組みをスクラッチで構築し、手作業で請求書発行から送付までを行ってきた経緯がある。

現状は、請求書発行の少ないグループ会社における請求書処理にoproartsを適用しており、Salesforce上に設置された請求書発行ボタンおよびメール送信のボタンをそれぞれ押すことで顧客への請求書送付が可能となっている。「以前は紙での郵送を行っていましたが、今ではメールに切り替えたことで封入作業の負担軽減や郵送費の削減などにもつながっています」と岡部氏は評価する。

コンサルティング業務や士業業務を手掛けている同グループでは、顧客との年間契約案件が多く、毎月の請求書金額がある程度固定されているケースが少なくない。それゆえ、グループ全体で毎月発行する1000件ほどの請求書のうち、8割ほどの請求書発行が自動化されている。残りは交通費や追加オプションなどを付加することで請求額が毎月変動するため、その都度請求内容を確認したうえで送付している状況だ。「もともと会計システムと連携しているグループ会社の場合、Salesforceでの請求書作成や仕訳処理が自動的に行われています。会計システムと連携していないグループ会社の処理に関しても、1件ずつ請求書発行せずとも、まとめて発行できる機能をoproartsで実装しています。請求書業務の省力化に大きく貢献しています」と評価する岡部氏。

顧客によっては、同グループ内の複数法人と契約しているケースがあるが、同じグループ会社であってもメールと郵送それぞれで請求書発想の仕組みが異なっており、統一できていなかった。 今では全てメールで請求書送付できるようになり、顧客が抱いていた違和感を払しょくできたことも大きな効果だという。

また、PDF作成からメール送付まで請求書業務をサービスにて実現したことで、バージョンアップなどの負担もなく、個別開発における属人的な仕組みからの脱却も可能になった。「グループ会社のなかには業務改善に貢献するアプリケーションを提供しており、そのアプリの情報参照元が金融機関のケースも少なくありません。それゆえ、二段階認証など厳しいセキュリティ基準が求められます。多要素認証に対応しているSalesforceと直接連携できるoproartsであれば、今回の請求書業務に関しても安心感があります」と岡部氏は評価する。

今回のoproarts導入に関しては、オプロが提供する帳票作成サービスを利用して請求書に関する帳票設計が簡素化でき、自社で設定したのはメール配信のための環境整備が中心だった。オンラインミーティングを通じてメール配信設定に関する手厚い支援が行われ、設定変更なども負担なく行うことができたという。「プロジェクトにおいてもタスク管理ツールなどで課題を共有いただきながら進めていくことができました。柔軟に対応いただき感謝しています」と岡部氏。